gegevensverwerking

Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Verwerkingsverantwoordelijke: Planopli bvba, Eikestraat 82, 9550 Steenhuize, vertegenwoordigd door Dominique Pieters, bestuurder. Voor alle vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u terecht op planopli@planopli.net. Wij streven ernaar binnen een redelijke termijn, en in elk geval binnen één maand, op uw verzoek te reageren.

Categorieën van betrokkenen

Wij verwerken persoonsgegevens van: (a) klanten en potentiële klanten die bij ons een reis boeken of overwegen te boeken; (b) contactpersonen bij leveranciers, touroperators, hotels, luchtvaartmaatschappijen en andere dienstverleners; (c) abonnees op onze nieuwsbrief; en (d) personeelsleden en freelance reisbegeleiders.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Klantgegevens bewaren wij maximaal 10 jaar na het einde van de overeenkomst of vanaf het moment van verkrijging, rekening houdend met de verjaringstermijn van contractuele vorderingen. Boekhoudkundige gegevens bewaren wij 7 jaar, overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht. Gegevens van personeelsleden of freelance medewerkers bewaren wij maximaal 5 jaar na beëindiging van de samenwerking, of 3 jaar na definitieve afhandeling van een eventueel geschil. Bijzondere categorieën van gegevens, zoals medische informatie of dieetwensen, bewaren wij enkel voor de duur die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de reisovereenkomst, tenzij langer bewaren nodig is om de correcte uitvoering ervan te kunnen aantonen. Na afloop van de toepasselijke termijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.

Rechten van de betrokkene

U beschikt met betrekking tot uw persoonsgegevens over de volgende rechten: recht op informatie over de verwerking van uw gegevens; recht op inzage en op het verkrijgen van een kopie van uw gegevens; recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens; recht op gegevenswissing, voor zover wettelijk toegelaten; recht op beperking van de verwerking; recht van bezwaar tegen de verwerking, in het bijzonder voor direct marketing; en recht op overdraagbaarheid van gegevens die u ons zelf heeft verstrekt. U kan deze rechten kosteloos en op elektronische wijze uitoefenen via privacy@planopli.net. Enkel bij een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek kunnen wij een redelijke administratieve vergoeding aanrekenen of het verzoek weigeren.

Gevolgen van het niet verstrekken van gegevens

Sommige gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van uw reisovereenkomst, bijvoorbeeld naam, geboortedatum en paspoortgegevens voor de boeking van vervoer en accommodatie. Zonder deze gegevens kunnen wij uw boeking niet of niet correct uitvoeren. Andere gegevens zijn niet verplicht, maar het niet verstrekken ervan kan de uitvoering van uw reis vertragen of bemoeilijken.

Rechtsgrondslag en doeleinden

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen: (a) de uitvoering van de overeenkomst die wij met u sluiten, of de precontractuele maatregelen op uw verzoek; (b) uw toestemming, bijvoorbeeld bij inschrijving op onze nieuwsbrief — deze toestemming kan u te allen tijde kosteloos en elektronisch intrekken via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of via planopli@planopli.net; (c) ons gerechtvaardigd belang als onderneming, beperkt tot het informeren van bestaande klanten en reeds langer ingeschreven nieuwsbriefabonnees over gelijkaardige reizen of diensten, steeds binnen redelijke grenzen en met een recht van verzet; en (d) een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld inzake boekhouding.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Voor de uitvoering van uw reis kan het noodzakelijk zijn dat u ons bijzondere categorieën van persoonsgegevens meedeelt, zoals medische informatie of dieet-, religieuze of mobiliteitsgerelateerde wensen. Wij vragen hiervoor steeds uw afzonderlijke, uitdrukkelijke toestemming, los van de aanvaarding van onze algemene of bijzondere voorwaarden, bijvoorbeeld via een specifiek daartoe voorzien veld bij inschrijving. Deze gegevens worden enkel gebruikt om uw reis optimaal te organiseren en enkel meegedeeld aan de partners voor wie dit strikt noodzakelijk is.

Doorgifte naar landen buiten de EER

Voor de uitvoering van uw reisovereenkomst kan het noodzakelijk zijn uw gegevens door te geven aan partners buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld hotels, lokale gidsen of vervoerders ter bestemming. Deze doorgifte gebeurt enkel voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met u. Voor doorgiften die niet onder deze uitzondering vallen, zoals het gebruik van [naam nieuwsbriefprovider], gevestigd in de Verenigde Staten, baseren wij ons op de passende waarborgen die deze partner biedt, zoals deelname aan het EU-U.S. Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie.

Waarborgen bij doorgifte

Indien wij persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land zonder adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig artikel 46 AVG, zoals standaardcontractbepalingen, en voeren wij waar vereist een transfer impact assessment uit. Een overzicht van deze waarborgen kan op verzoek worden geraadpleegd.

Verwerkersovereenkomsten

Met elke externe partij die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de vereisten van artikel 28 AVG, met inbegrip van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Bron van de gegevens

In de meeste gevallen verkrijgen wij uw gegevens rechtstreeks van uzelf. In bepaalde gevallen kunnen wij ook gegevens over u ontvangen van derden, zoals uw reisverzekeraar, een medereiziger die namens u boekt, of, in noodsituaties, medisch personeel ter plaatse. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om u beter te kunnen bijstaan.

Cookies

Indien onze website cookies gebruikt die niet strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan, vragen wij hiervoor voorafgaand uw toestemming via een cookiebanner, met de mogelijkheid om per categorie — functioneel, analytisch, marketing — uw voorkeur aan te geven. Een actueel overzicht van de gebruikte cookies, hun doel en bewaartermijn is beschikbaar via [cookieverklaring/link]. Gebruikt onze website geen cookies, dan vermelden wij dit uitdrukkelijk en actualiseren wij deze vermelding bij elke wijziging aan de website.

Toezichthoudende autoriteit

Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U behoudt daarnaast steeds het recht om zich tot de bevoegde rechtbank te wenden.

Actualisatie van dit beleid

Dit beleid wordt regelmatig geëvalueerd en waar nodig bijgewerkt, in elk geval telkens wanneer onze verwerkingsactiviteiten wezenlijk wijzigen, bijvoorbeeld bij een nieuwe website-tool of dienstverlener. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website met vermelding van de datum van laatste wijziging.

Ingevoerd door planopli in 2018 en laatst gewijzigd op 31 augustus 2026.